De wet

Hef Wonen gebruikt en beschermt uw persoonsgegevens volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of deze wet goed wordt nageleefd.

Uitgangspunten

We gaan uit van de volgende afspraken:

  • We krijgen uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming, bijvoorbeeld voor het opstellen van een huur- of koopovereenkomst.

  • We gaan zorgvuldig om met uw gegevens en nemen redelijke maatregelen om deze goed te beschermen.

  • We houden ons aan de AVG en andere wetten die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw gegevens voor onder andere:

  • het verhuren, beheren en onderhouden van woningen;

  • het afsluiten van een huur- of koopovereenkomst;

  • het uitvoeren van een inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;

  • het doen en ontvangen van betalingen;

  • het innen van huur en andere kosten;

  • het uitvoeren van onderhoud en reparaties;

  • het afhandelen van klachten en geschillen;

  • het uitvoeren van accountantscontroles;

  • het interne beheer van onze organisatie;

  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

  • onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;

  • communicatie met huurders over bovenstaande onderwerpen.

Welke persoonsgegevens hebben wij nodig?

Bent u woningzoekende?

Als u interesse heeft in een woning van Hef Wonen, hebben we de volgende gegevens van u nodig:

  • uw naam, adres en woonplaats;

  • uw geboortedatum;

  • uw telefoonnummer;

  • uw e-mailadres;

  • uw inkomensgegevens.

Bij het afsluiten van een huur- of koopovereenkomst

Naast bovenstaande gegevens hebben wij dan ook nodig:

  • het IBAN-nummer van uw bankrekening;

  • inzage in een geldig identiteitsbewijs;

  • inzage in uw inschrijving bij het woonruimteverdeelsysteem, het bevolkingsregister en eventueel gegevens over urgentie, vangnet of een kredietcheck;

  • een verhuurdersverklaring of bankverklaring over uw betaalgedrag;

  • uw contactgegevens voor onderhoud en reparaties aan de woning.

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u met ons een overeenkomst aangaat of wilt aangaan.

Soms vragen wij u apart om toestemming voor een specifiek doel. Geeft u toestemming, dan kunt u deze later altijd weer intrekken door dit aan ons te laten weten.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Alleen medewerkers van Hef Wonen die uw gegevens nodig hebben voor hun werk, mogen deze bekijken en gebruiken. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.

Externe partijen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens als dat echt nodig is, bijvoorbeeld bij verkoop van een woning of bij VvE-beheer. Met deze partijen sluiten wij altijd verwerkersovereenkomsten af waarin geheimhouding is vastgelegd.

Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Daarna verwijderen we de gegevens of bewaren we ze op een manier waarop ze niet meer te koppelen zijn aan een persoon.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen maatregelen om te voorkomen dat uw gegevens worden misbruikt of door onbevoegden worden bekeken. We beveiligen uw gegevens volgens de wet en controleren onze beveiliging regelmatig. Waar nodig passen we deze aan aan nieuwe technieken.

Deze afspraken gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht werken.

Gaat er toch iets mis en kan dit gevolgen voor u hebben? Dan informeren we u zo snel mogelijk. Bij een datalek volgen we de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens delen met derden

Om u goed te helpen, delen we soms persoonsgegevens met andere partijen die voor ons werken. Dit doen we alleen als dat nodig is.

Bijvoorbeeld:
Is er onderhoud of een reparatie nodig aan uw woning? Dan geven wij onze aannemer uw naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres. De aannemer mag deze gegevens alleen gebruiken voor die reparatie.

Soms zijn we wettelijk verplicht om gegevens te delen, bijvoorbeeld met bevoegde instanties bij een strafrechtelijk onderzoek. In andere gevallen vragen we eerst uw toestemming.

Kredietwaardigheidscheck

Als u huurder wilt worden, delen we uw gegevens met Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR beoordeelt op basis hiervan uw kredietwaardigheid.
Meer informatie over EDR en uw privacyrechten vindt u op: www.edrcreditservices.nl/privacy-statement

Ketenpartners

We werken samen met partijen zoals gemeenten, politie en zorginstellingen. Hiervoor kunnen wij persoonsgegevens uitwisselen. Dit doen we altijd volgens de wet en alleen als het nodig is. We melden deze gegevensuitwisseling bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Of we u hierover informeren, hangt af van het doel van de samenwerking.

Aan huurdersverenigingen geven we alleen adressen van verhuurde woningen, zonder namen. Een adres zonder naam is geen persoonsgegeven. De AVG is hier daarom niet van toepassing.

Onze Hef Wonen

We gebruiken uw gegevens op onze website om diensten aan te bieden en om met u te communiceren. Ook gebruiken we gegevens voor onderzoek en analyses om onze website en diensten te verbeteren.
We verwerken onder andere:

Uw account

Bij het aanmaken van een account vragen we om uw e-mailadres, de laatste 5 cijfers van uw IBAN, uw postcode en huisnummer. Inloggen doet u met een gebruikersnaam en wachtwoord.

Aanvullende gegevens

Soms vragen we extra informatie, zoals uw naam, adres of telefoonnummer.

Bezoekgegevens

We verzamelen informatie over uw bezoek aan onze website, zoals bekeken pagina’s, aangeklikte links en acties. Ook verzamelen we standaardgegevens zoals uw IP-adres, browsertype, taal en tijdstip van bezoek. Lees welke cookies we gebruiken.

Tevredenheidsonderzoek

Wij willen onze dienstverlening verbeteren. Daarom vragen wij soms naar uw mening. Dit onderzoek laten wij uitvoeren door MarketResponse. Hiervoor delen wij uw contactgegevens met hen. MarketResponse mag uw gegevens alleen voor dit onderzoek gebruiken en moet zich houden aan wettelijke regels. Het onderzoek wordt uitgevoerd volgens de ISO 20252-norm en geldende gedragscodes. Daarnaast houden we anonieme statistieken bij. Deze bevatten geen persoonsgegevens.

Cameratoezicht

We gebruiken camera’s voor de beveiliging van personen en eigendommen in en rond gebouwen waarvoor wij verantwoordelijk zijn. Cameratoezicht wordt ook ingezet om diefstal, vandalisme en overlast vast te leggen.
Camera’s zijn meestal zichtbaar. Als dat niet zo is, wijzen we hierop met borden of stickers.
Beelden worden alleen gedeeld met derden bij een incident en als dit wettelijk verplicht is. Dan delen we de beelden met de politie.
We bewaren camerabeelden maximaal vier weken. Meestal worden ze na één week automatisch verwijderd.
Als het nodig is, vragen we toestemming aan de Vereniging van Eigenaren en informeren we bewonersorganisaties.

Gebruik van beeldmateriaal (quitclaim)

Geeft u Hef Wonen toestemming voor het gebruik van foto’s of video’s van u, dan gelden de afspraken uit de quitclaim-overeenkomst. We gebruiken het beeldmateriaal alleen voor de afgesproken doelen en volgens de AVG. Na afloop van de overeenkomst verwijderen we het beeldmateriaal uit onze systemen.

Welke rechten heeft u?

Recht op inzage

U mag ons vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben en waarvoor wij deze gebruiken. U kunt dit schriftelijk of via het contactformulier doen. Voordat wij uw verzoek behandelen, moet u zich eerst identificeren. We beantwoorden uw verzoek binnen vier weken. U kunt ook een afspraak maken om uw gegevens op een kantoor van Hef Wonen in te zien.

De volgende gegevens geven we niet:

  • interne aantekeningen voor eigen gebruik;

  • persoonsgegevens van andere personen;

  • gegevens die gebruikt worden voor opsporing en vervolging van strafbare feiten, zoals genoemd in de AVG.

Recht op correctie en verwijdering

Zijn uw gegevens niet juist? Dan kunt u ons vragen deze aan te passen. U kunt ook vragen om uw gegevens te verwijderen. Dit kan niet altijd, bijvoorbeeld als we wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren.
Uw verzoek kunt u schriftelijk of via het contactformulier indienen. We reageren binnen vier weken.

Recht op dataportabiliteit

U kunt ons vragen uw persoonsgegevens aan uzelf of aan een andere organisatie door te geven. Ook hiervoor geldt dat u zich eerst moet identificeren. We behandelen uw verzoek binnen vier weken.

Hoe identificeert u zich?

U kunt zich op twee manieren identificeren:

  • Door langs te komen met een geldig identiteitsbewijs. U mag hierbij bepaalde gegevens afschermen.

  • Telefonisch of per e-mail door minimaal twee controlevragen te beantwoorden, zoals uw geboortedatum, huurdernummer of de laatste cijfers van uw bankrekening.

Bent u jonger dan 16 jaar of niet handelingsbekwaam? Dan moet uw wettelijke vertegenwoordiger het verzoek indienen.